De wetgever wil justitie en het notariaat zoveel mogelijk laten verder werken tijdens de coronacrisis en dit in veilige omstandigheden en conform de vereiste social distancing.
Dat vraagt tal van aanpassingen in het Gerechtelijk Wetboek en de Wet op het notarisambt.
Op 4 mei 2020 is de verzamelwet gepubliceerd houdende diverse bepalingen inzake justitie en het notariaat in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19.
De bedoeling is om zoveel mogelijk notariële aktes op afstand te laten verlijden zodat de notariële akte toch kan doorgaan zonder dat de burger zich fysiek naar het notariskantoor moet verplaatsen.
De akte kan dan ondertekend worden terwijl je veilig thuis blijft en je de verplaatsing kan vermijden.
Dit geldt voor de meeste notariële akten zoals koopakten, schenkingsakten, huwelijkscontracten, de oprichting van een vennootschap enz.
Het volstaat dat de burger aan een persoon, bijvoorbeeld aan een medewerker van de notaris of aan een vertrouwenspersoon die zich wel naar de notaris verplaatst, een digitale volmacht geeft via een videoconferentie die door de notaris wordt tot stand gebracht.
De notaris verwittigt de cliënt op voorhand wanneer deze videoconferentie plaatsvindt en zal ook een mail met instructies en een handleiding bezorgen. De cliënt heeft een internetaansluiting nodig en een elektronische identiteitskaart. De volmacht wordt elektronisch getekend met je e-ID en je pincode of via de ItsMe-applicatie.
De cliënt/volmachtgever kan dan een digitale volmacht geven aan een notariële medewerker of aan een vertrouwenspersoon die de akte dan vervolgens in zijn plaats zal ondertekenen ongeacht waar de volmachtgever zich bevindt bvb. in het rusthuis of in het buitenland.
De notaris geeft via de videoconferentie alle nodige uitleg over de akte die zal ondertekend worden. De notaris zal de akte eveneens toelichten en alle vragen van partijen beantwoorden.
Zo kunnen cliënten zelfs vanuit het rusthuis tijdens de lockdown notariële akten laten ondertekenen via het systeem van de digitale volmacht.
Wie partij is bij de akte zal al zijn vragen via videoconferentie kunnen stellen zodat de volmachtakte die zo op afstand tot stand komt, dezelfde zekerheid biedt als elke andere akte.
Tijdens de coronamaatregelen kost het verlenen van die volmacht per videoconferentie de burger niets : geen ereloon voor de notaris en geen kosten.
De overgrote meerderheid van de akten kan je regelen via de digitale volmacht. Sommige strikt persoonlijke aktes zoals een notarieel testament kunnen echter niet op afstand geregeld worden.
Handig is ook – zeker in tijden waar gezondheid een belangrijke rol speelt – dat je een zorgvolmacht ook vanop afstand digitaal kan regelen. De zorgvolmacht is een nuttig instrument waarmee je op mogelijke moeilijke momenten kan anticiperen.
Wij houden ons ter beschikking om u hierover meer informatie te verschaffen.
Mr. Veerle Janssen
