Vanaf dit jaar zijn bepaalde horeca-uitbaters verplicht om hun ontvangsten op te nemen in een geregistreerd kassasysteem (GKS), ter compensatie van de verlaging van het BTW-tarief van 21% naar 12% voor restaurant- en cateringdiensten.
Iedere uitbater van een zaak waar regelmatig maaltijden ter plaatse worden verbruikt en iedere traiteur die regelmatig cateringdiensten verricht, wordt verplicht om een geregistreerd kassasysteem te installeren, indien 10% of meer van de totale omzet uit horeca-activiteiten van deze uitbater, bestaat uit ontvangsten voor de verstrekking van maaltijden om ter plaatse te worden verbruikt.
Alleen wanneer er bijkomende diensten bij het verschaffen van maaltijden geleverd worden, zoals bediening aan tafel, heeft men te maken met restaurant- en cateringdiensten. Slechts wanneer die diensten voldoende talrijk zijn (minimum 10 % van de omzet uit horeca) ontstaat er een verplichting om het kassasysteem toe te passen.
Een afhaalrestaurant of een traiteur die enkel maaltijden aflevert, vallen niet onder de nieuwe regeling.
Om deze 10% te berekenen, wordt alleen rekening gehouden met de omzet uit de geserveerde maaltijden die ter plaatse genuttigd worden, met uitsluiting van de daarbij horende dranken.
De meeneemmaaltijden en andere verkopen van voeding en andere horeca-activiteiten, zoals de verhuur van een tent of van een feestzaal, worden niet in aanmerking genomen om te bepalen of de drempel van 10 % is overschreden. Omgekeerd worden de ontvangsten uit deze activiteiten wel meegeteld om de totale omzet uit horeca-activiteiten te bepalen.
De omzet uit andere activiteiten (bv. wellness, voetbalmatchen, concerten,…), die geen horeca-activiteiten zijn, wordt in elk geval buiten beschouwing gelaten.
De uitbaters die het GKS moeten installeren, moeten zich uiterlijk op 28 februari 2015 registreren in de GKS-registratiemodule. Na de registratie zullen zij op één van de uiterlijke ‘implementatiedata’, die hen door de Administratie zal opgelegd worden (30 juni, 30 september of 31 december 2015) het GKS effectief in gebruik moeten nemen.
Eens de zaak een GKS in gebruik heeft, moeten alle horeca-activiteiten via die kassa afgerekend en ingegeven worden, dus ook de bestellingen die afgehaald worden door klanten met inbegrip van de verkochte dranken. Voor al deze handelingen zal u bijgevolg een GKS-ticket dienen uit te reiken, ook voor het louter serveren van drank.
Het belang om GKS-tickets uit te reiken is zeer groot, want de sancties op het niet vervullen van deze verplichtingen kunnen aardig oplopen. Reikt u geen GKS-ticket of btw-bonnetje uit, dan riskeert u boetes tot 5.000 euro. De fiscale administratie zal pas tot sancties overgaan vanaf 1 januari 2016.
Ook al is men niet onderhevig aan de nieuwe regelgeving, doordat de 10 %-drempel niet wordt overschreden, toch moet men altijd een ‘ontvangstbewijs’ (‘BTW-bonnetje’) uitreiken voor de restaurant- en cateringdiensten vanaf 1 januari 2015. Tot eind vorig jaar kon dit BTW-bonnetje nog worden vervangen door een kasticket, maar dit kan niet meer. Een andere optie is vrijwillig overschakelen op een GKS.
Indien de klant een BTW-plichtige is of een niet-BTW rechtspersoon (bv. VZW), moet er naast het kasticket van het geregistreerde kassasysteem, ook nog een factuur worden uitgereikt. Het uitreiken van een GKS-kasticket kan nooit een factuur vervangen.
Een belastingplichtige die maximaal 5 dagen per jaar restaurant- of cateringdiensten verricht, zal daarentegen niet verplicht zijn een geregistreerde kassa te installeren. Dergelijke occasionele verschaffer van restaurant- of cateringdiensten zal wel gebruik dienen te maken van het GKS, indien de ontvangsten voor het verschaffen van maaltijden om ter plaatse te verbruiken meer bedragen dan 15.000 euro per kalenderjaar en eveneens minimum 10% bedragen van de totale omzet van de gerealiseerde horeca-activiteiten.
Niet alleen voor horecazaken, maar ook voor bijvoorbeeld sportclubs, die in principe vrijgesteld zijn van BTW, bestaat de kans dat er een geregistreerde kassa moet komen. De kantine van een sportclub zal naar alle waarschijnlijkheid ook een geregistreerd kassasysteem moeten installeren, indien 10% van de jaarlijkse omzet uit maaltijden bestaat die ter plaatse worden verbruikt. Een jaarlijks evenement om de clubkas te spijzen (bv. mosselfestijn) zal voor de berekening van de 10%-drempel niet meegerekend worden.
Met het verstrijken van de uiterste registratiedatum in het vooruitzicht en in het achterhoofd de niet mis te verstane sancties, is het bijgevolg raadzaam de nieuwe regelgeving onder de loep te nemen, indien U uitbater bent van een inrichting waar ook maaltijden worden geserveerd.
Voor bijkomende informatie over het geregistreerd kassasysteem, staan wij vanzelfsprekend ter beschikking.
Annemiek Lewandowski
Stefaan Lettens
