Sinds 1 april 2017 is het voor elke vereniging van mede-eigenaars verplicht hun syndicus in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) te registreren. Maar niet elke VME houdt zich hieraan. CD&V-kamerlid Leen Dierick wil daar verandering in brengen door een sanctie in te voeren voor VME’s die nalaten hun syndicus te registreren.
Tot maart 2017 was het niet verplicht de syndici te registreren. De naam van de syndicus en de contactgegevens stonden dus alleen vermeld op een bord in de inkomhal. Hier is echter verandering in gekomen door middel van het Koninklijk Besluit van 15 maart 2017. Het KB voorzag dat bestaande VME’s 1 jaar de tijd kregen (tot 1 april 2018) om de nieuwe syndicus te registreren.
Ondanks de wettelijke verplichting merken we op dat tot op heden twee op de drie VME’s hun syndicus nog niet geregistreerd hebben. Het feit dat noch de appartementswet, noch het KB voorziet in een sanctie helpt uiteraard niet om aan deze verplichting te voldoen.
Wat is de VME en wie is de syndicus?
Indien je eigenaar bent van een appartement en er twee of meer onderscheiden eigenaars van appartementen in het gebouw zijn, dan zal je automatisch lid zijn van de “VME” of Vereniging van Mede-eigenaars. De VME is een rechtspersoon waarin alle eigenaars van een appartementsgebouw verenigd zijn en vertegenwoordigd worden.
Aangezien de VME een rechtspersoon is, dient de VME een vertegenwoordiger aan te stellen. Deze vertegenwoordiger noemt men de syndicus en kan zowel een mede-eigenaar of professioneel, natuurlijk persoon of rechtspersoon zijn.
De syndicus staat in voor het dagelijkse beheer van de VME of de gemeenschappelijke delen van het gebouw zoals de lift, de tuin, de inkomhal… Daarnaast is de syndicus verantwoordelijk voor de verdeling van de kosten aan de mede-eigendom. Indien er bijvoorbeeld herstellingen nodig zijn aan de gemeenschappelijke inkomhal, dan zal de syndicus ervoor zorgen dat deze herstellingen uitgevoerd en betaald worden door alle mede-eigenaars. Dit gebeurt meestal via een gemeenschappelijke rekening waarop alle mede-eigenaars een bedrag storten.
Waarom is er een verplichte registratie?
De wetgever wil aan de hand van deze verplichting meer transparantie creëren. Door middel van de registratieverplichting in de KBO, kan iedereen makkelijk terugvinden wie de syndicus van een bepaald gebouw is. De syndici die dit beroep onwettig uitoefenen, zijn op deze wijze sneller op te sporen.
Daarnaast vermijdt de registratie het risico op administratieve vertraging. Zo stellen banken zich op heden weigerachtig op wanneer zij een rekening moeten openen voor een VME zonder geregistreerde syndicus. Hoewel het volstaat om het ondernemingsnummer van de VME mee te delen en het mandaat van de syndicus te bewijzen via een proces-verbaal van de Algemene Vergadering (AV), vormt de registratie van de syndicus een handige tool voor de banken.
Bovendien kan het negeren van de wettelijke registratieplicht de aansprakelijkheid van de syndicus ten aanzien van de VME in het gedrang brengen. Indien de syndicus dus een fout begaat of zijn taak niet normaal en zorgvuldig uitvoert, kan de VME haar syndicus aansprakelijk stellen.
Tot slot maakt de niet-registratie van de syndicus een deontologische fout uit in hoofde van het Beroepsinstituut voor Vastgoedmakelaars (BIV). Dit heeft als gevolg dat leden van het BIV die nagelaten hebben zich te registreren, onderworpen zijn aan een deontologische sanctie.
Hoe moet de syndicus zich registreren?
De syndicus zelf is verantwoordelijk voor de registratie in de KBO. De syndicus dient bij deze registratie zijn identificatiegegevens door te geven alsook de datum waarop de opdracht van start gaat. De registratie gaat tevens gepaard met het aanbieden van verschillende stukken waaronder: het ondernemingsnummer van de VME en een uittreksel uit de akte van benoeming. Een dergelijk uittreksel kan in de vorm van een verslag van een vergadering of een basisakte. Daarnaast is ook het rijksregisternummer of het identificatienummer in de Kruispuntbank van de Sociale zekerheid vereist als het om een natuurlijke persoon gaat. Indien de syndicus een rechtspersoon is, zal het ondernemingsnummer en het rijksregisternummer of identificatienummer in de Kruispuntbank van de Sociale zekerheid van de vertegenwoordiger nodig zijn. De registratie kost op dit moment 87,00 euro maar dit bedrag kan de syndicus verhalen op de VME. Indien er zich later een wijziging van functie of schrapping voordoet, moet de syndicus dit melden aan de KBO.
Wetsvoorstel administratieve boete
Aangezien veel VME’s tot op heden de registratieverplichting niet naleven, is er onlangs een wetsvoorstel ingediend. Dit wetsvoorstel voorziet dat VME’s die hun syndicus niet geregistreerd hebben, een sanctie kunnen ontvangen. Deze sanctie bestaat uit een administratieve geldboete van 26 tot 10.000 euro en zal zijn rechtsgrond vinden in de appartementswet. Welke organisatie de gerichte controles zal uitvoeren en eventueel boetes zal kunnen opleggen, is nog niet duidelijk. Het wetsvoorstel heeft dan ook nog een lange weg te gaan.
Desondanks kan je er als VME wel alvast voor zorgen dat je syndicus geregistreerd is. Indien je reeds eigenaar bent van een appartement, vraag dit dan zeker eens na bij je syndicus of kijk het zelf vlug na via de KBO public search via volgende link https://economie.fgov.be/nl/themas/ondernemingen/kruispuntbank-van. Op deze site kan je onder de public search een VME terug vinden via haar ondernemingsnummer of adres. Indien je syndicus reeds geregistreerd is, dan zal je het mandaat van de syndicus terug vinden onder ‘functies’. Wanneer er geen mandaat terug te vinden is, kan je best je syndicus aanmanen contact op te nemen met een erkend ondernemingsloket.
Let wel op, de oplegging van een administratieve boete als sanctie voor de niet-registratie is tot op heden louter een wetsvoorstel. Dit wil zeggen dat er nog steeds een stemming moet gebeuren vooraleer dit wetsvoorstel effectief een wet wordt. De niet-geregistreerde syndicus krijgt op dit moment dus geen sanctie opgelegd, doch een gewaarschuwd VME…
