Werkt uw jeugdorganisatie of sportclub met kinderen of jongeren ? Dan bent u vanaf 1 februari 2023 verplicht om het uittreksel uit het strafregister op te vragen en te controleren van (nieuwe) meerderjarige medewerkers
De controleplicht rust op alle organisaties die een activiteit aanbieden die valt onder opvoeding, psycho-medisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding aan minderjarigen. Gedacht kan worden aan speelpleinwerking, verenigingen die jeugd-of jongerenkampen organiseren, …
Deze organisaties moeten het uittreksel uit het strafregister (model 596.2 – minder- jarigenmodel) opvragen en controleren vóór de aanwerving van een nieuwe meerderjarige medewerker of als het takenpakket van een bestaande medewerker verandert. Dit uittrekstel, dat de betrokkene kan opvragen via het (e-)loket van de gemeente waar hij of zij woont, mag maximaal 1 maand oud zijn op het moment dat het wordt voorgelegd.
Deze verplichting geldt niet als de medewerker een vrijwilliger is binnen het jeugdwerk, noch wanneer er geen structurele samenwerking tussen de organisatie en de medewerker bestaat (bv. een clown die eenmalig uitgenodigd wordt). De verplichting geldt evenmin als de medewerker het voorbije jaar reeds een uittreksel heeft voorgelegd en effectief is aangeworven, noch wanneer de medewerker wordt aangesteld via een overeenkomst met een rechtspersoon en die rechtspersoon bevestigt dat de controle reeds is doorgevoerd.
Opgelet: voor sportclubs geldt de verplichting om een uittreksel voor te leggen voor alle meerderjarige medewerkers (ook vrijwilligers) die op structurele basis rechtstreeks contact hebben met kinderen of jongeren. Klik hier voor een uitgewerkt draaiboek en stappenplan in de sportsector.
Indien het strafregister een veroordeling vermeldt, zal uw organisatie of club een beoordeling moeten maken, rekening houdend met het tijdsverloop sinds de veroordeling, het feit of het al dan niet gaat om een veroordeling ten aanzien van een minderjarige en — voor zover gekend — de eventuele context en andere relevante elementen.
Ten slotte om GDPR-proof te zijn moet uw organisatie zorgen voor een correcte en veilige verwerking van de persoonsgegevens op het uittreksel. De datum van controle moet in het personeelsdossier bijgehouden worden. Het uittreksel mag bovendien niet langer bewaard worden dan noodzakelijk voor de controle. Na de controle en de beslissing, moet het uittreksel vernietigd worden. Er mogen ook geen interne notities worden bijgehouden waarin de inhoud van het uittreksel wordt overgenomen.
Binnen de organisatie moet een lijst van personen opgesteld worden van de personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens, met een beschrijving van hun functie. Uw organisatie moet deze lijst ter beschikking houden van de gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Het spreekt voor zich dat deze personen verplicht zijn om het vertrouwelijk karakter van de betrokken gegevens te respecteren.
Naar de (nieuwe) medewerker toe moet ten slotte transparant gecommuniceerd worden over de finaliteit van het opvragen van het uittreksel en de verwerking ervan. Ook moet het duidelijk zijn tot wie men zich kan richten voor de uitoefening van zijn rechten inzake de bescherming van hun persoonsgegevens.
Ons CAT (Compliance and Advisory) Team staat paraat om uw organisatie de nodige tools aan te reiken om aan deze verplichting te voldoen.
