Heeft uw onderneming minstens 50 werknemers ? Weet dan dat u verplicht bent om een intern meldkanaal in te richten waar werknemers (maar ook ex-werknemers, stagiairs, bestuurders, enz.) — zonder enig risico op represailles én met de nodige ondersteuning —, melding kunnen maken van inbreuken van allerlei aard die ze binnen uw bedrijf hebben vastgesteld.
Gedacht kan bv. worden aan inbreuken op overheidsopdrachten of op productveiligheid, inbreuken mbt volksgezondheid, consumentenbescherming en GDPR, belastingsfraude of sociale fraude.
Ondernemingen van 50 tot 249 werknemers krijgen tijd tot 17 december 2023 om aan de regels te voldoen.
Heeft u minder dan 50 werknemers, dan bent u in principe vrijgesteld van de verplichtingen, tenzij in de financiële sector.
Ons CAT (Compliance and Advisory)-Team lijst de belangrijkste pijlers van de zgn. “Klokkenluiders-wet” voor u op en staat paraat om uw bedrijf bij te staan.
Doelstelling
In 2019 werd een Europese Klokkenluidersrichtlijn[1] uitgevaardigd die in een aantal minimumnormen voorziet voor de bescherming van zgn. “melders” van inbreuken op het Unierecht. Met deze Richtlijn beoogt de Europese wetgever om zowel in de publieke als in de private sector personen een betere bescherming te bieden wanneer zij een inbreuk op het EU-recht aan de kaak stellen.
Deze Richtlijn kreeg recent navolging op nationaal vlak.
Op 1 december 2022 verscheen een Vlaams omzettingsdecreet dat een kader uitwerkt voor de publieke sector, meer bepaald voor de melders die bij de Vlaamse overheidsdiensten werken (zowel de interne personeelsleden als externen zoals vrijwilligers en stagiairs)[2].
Met de Wet van 28 november 2022[3] doet de federale wetgever hetzelfde voor de private sector.
Met deze nieuwe wetten zullen klokkenluiders in bedrijven met meer dan 50 werknemers en bij overheidsinstanties een bescherming genieten.
Welke inbreuken kunnen gemeld worden ?
De inbreuken die gemeld kunnen worden, zijn uiteenlopend. Het kan gaan om inbreuken mbt:
- Overheidsopdrachten;
- Financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismebestrijding;
- Productveiligheid en productconformiteit;
- Veiligheid van het vervoer;
- Bescherming van het milieu;
- Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
- Veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
- Volksgezondheid;
- Consumentenbescherming;
- Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
- Bestrijding van belastingfraude;
- Sociale fraudebestrijding.
Enkele voorbeelden kunnen dit verduidelijken:
Voorbeeld 1
De interne boekhouder van een onderneming meent onregelmatigheden vast te stellen in de betaling van vergoedingen en wenst hiervan melding te maken.
Voorbeeld 2
Een lid van de raad van bestuur is van oordeel dat er onregelmatigheden worden begaan inzake de boekhouding en de jaarrekening van de onderneming. Hij is van oordeel dat dit gemeld moet worden.
Voorbeeld 3
Een werknemer meent vast te stellen dat de onderneming afvalstoffen loost in een nabij gelegen beek.
Voorbeeld 4
Een medewerker van een voedselverwerkingsbedrijf is van oordeel dat zijn werkgever het niet zo nauw neemt met het correct naleven van de verplichtingen inzake de vermeldingen op de verpakkingen. De werknemer ziet dit echter als een risico voor de gezondheid van de consument en wenst hiervan melding te maken.
Daarnaast genieten melders ook bescherming ten aanzien van inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie worden geschaad en inbreuken in verband met de interne markt.
Wie geniet bescherming ?
De beschermingsregeling is van toepassing op melders die in de private sector werkzaam zijn en die informatie over inbreuken hebben verkregen in een werkgerelateerde context.
Het gaat daarbij om werknemers, maar ook zelfstandigen, aandeelhouders en personen die behoren tot het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van een onderneming met inbegrip van leden die niet bij het dagelijks bestuur betrokken zijn, vrijwilligers en stagiairs en personeel van (onder)aannemers.
Het gaat daarbij tevens om ex-werknemers en personen van wie de werkrelatie met uw onderneming nog moet starten en die info hebben over inbreuken tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen.
Wanneer geldt de beschermingsregeling?
Om voor bescherming in aanmerking te komen, moeten een aantal voorwaarden worden voldaan.
Zo moet de “melder” gegronde redenen hebben gehad dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist was én dat de informatie binnen het toepassingsgebied van de wet viel. Bovendien moet de meldingsprocedure worden gevolgd zoals die in de wet is opgenomen.
Belangrijk is ook om aan te stippen dat de melder het voordeel van de bescherming niet verliest op de enkele grond dat de te goeder trouw gedane melding onjuist of ongegrond is bevonden.
Meer nog, een melding of openbaarmaking door een werknemer van een inbreuk vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector maakt geen zware schuld, noch bedrog, noch gewoonlijk lichte schuld uit waarvoor de werknemer burgerlijk aansprakelijk kan worden gesteld en dit ongeacht de motivering van de werknemer.
Het artikel 18 van de wet op de arbeidsovereenkomsten wordt daarvoor speciaal aangevuld met een nieuw lid.
Hoe ziet de meldingsprocedure eruit ?
De meldingsprocedure brengt dus een aantal nieuwe verplichtingen mee voor ondernemingen in de private sector.
- Intern meldingskanaal
Ieder bedrijf met minstens 50 werknemers moet een intern meldingskanaal inrichten (na overleg met de sociale partners). Tevens moeten de nodige procedures voorzien worden voor de interne melding en de opvolging daarvan.
De keuze van de personen of afdelingen binnen het bedrijf die het meest geschikt zijn om de meldingen te ontvangen en op te volgen, hangt af van de structuur van de entiteit, maar hun functie moet in elk geval waarborgen dat zij onafhankelijk zijn en geen belangenconflicten hebben.
Er moet een register bijgehouden worden van elke ontvangen melding met inachtname van de geheimhoudingsvereisten. Men dient er bovendien over te waken dat de identiteit van de melder en van eventuele in de melding genoemde derden wordt beschermd. Niet-gemachtigde personeelsleden mogen geen toegang hebben tot de vertrouwelijke informatie van het intern meldkanaal.
De melding zelf moet mondeling of schriftelijk kunnen, of beide. Binnen de 7 dagen na ontvangst moet men ontvangst bevestigen aan de melder.
Er moet binnen de onderneming vervolgens een meldingsbeheerder aangeduid worden die de communicatie met de melder zal onderhouden en hem of haar zo nodig nadere informatie zal vragen en feedback (binnen drie maanden na de ontvangstbevestiging van de melding) zal geven. Dit kan dezelfde persoon of afdeling zijn als degene die de meldingen ontvangt.
De deadline om zich in regel te stellen hangt af van het aantal werknemers dat uw onderneming tewerkstelt.
Voor bedrijven vanaf 250 werknemers geldt een deadline die verstrijkt op 16 februari 2023.
Bedrijven van 50 tot 249 werknemers krijgen de tijd tot 17 december 2023.
Heeft uw onderneming minder dan 50 werknemers, dan moet u geen interne meldingsprocedure invoeren (tenzij u opereert in de financiële sector waar dit wel verplicht is). U kan er uiteraard voor kiezen om wel een intern meldkanaal te voorzien.
- Extern meldingskanaal
Klokkenluiders zullen over verschillende kanalen beschikken om misbruik of fraude te melden. Ze kunnen er ook voor opteren om niet het interne meldingskanaal aan te spreken, maar melding te doen via een extern meldingskanaal. Externe meldingen zullen worden gecoördineerd door de federale Ombudsman.
Zij dienen ervoor te zorgen dat de identiteit van de betrokkenen wordt beschermd zolang onderzoeken naar aanleiding van de melding of openbaarmaking lopen.
Welke bescherming genieten de klokkenluiders ?
De wet verbiedt iedere vorm van represailles ten aanzien van de klokkenluider, inclusief de dreiging met en poging tot represailles.
De melder mag ten gevolge van de melding niet geschorst, noch ontslagen worden. Hij of zij mag evenmin een bevordering mislopen, noch gedegradeerd worden. Zijn eveneens uit den boze: overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden, het onthouden van opleiding; negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie; het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, zoals een financiële sanctie; dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting; discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling.
Het is tevens verboden om een tijdelijke arbeidsovereenkomst niet te verlengen, vervroegd te beëindigen of niet om te zetten in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had dat hem een dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden.
Het berokkenen van schade aan de melder, met inbegrip van reputatieschade of financiële schade, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving alsook opname op een zwarte lijst, waardoor de persoon geen baan meer kan vinden in de sector of de bedrijfstak is verboden, …
Daarnaast moeten de klokkenluiders toegang hebben tot ondersteuningsmaatregelen zoals informatie en advies over de beschikbare remedies en procedures die bescherming bieden tegen represailles en hun rechten, rechtsbijstand, technische, psychologische, mediagerelateerde en sociale ondersteuning en financiële bijstand in het kader van gerechtelijke procedures.
Wanneer de melder meent dat hij of zij slachtoffer is van een represaille of daarmee bedreigd wordt, kan klacht ingediend worden bij de federale coördinator die een buitengerechtelijke beschermingsprocedure opstart. Wie het slachtoffer is van een represaille kan een schadevergoeding vorderen overeenkomstig het contractuele of buitencontractuele aansprakelijkheidsrecht.
Bij openbaarmaking van de informatie kan de melder, onder bepaalde voorwaarden, blijven genieten van de beschermingsregeling. Zo is bv. vereist dat de info eerst intern of extern gemeld werd én dat er een gegronde reden is om aan te nemen dat de betrokken inbreuk een dreigend gevaar is voor het algemeen belang.
Welke sancties riskeert de onderneming?
Bedrijven die zich bezondigen, kunnen door de juridische entiteiten in de private sector worden opgespoord. Inbreuken worden vastgesteld en bestraft overeenkomstig het Sociaal Strafwetboek.
De wet voorziet ook in gevangenisstraffen en geldboetes bijvoorbeeld ten aanzien van de entiteit of personeelsleden die een melding belemmeren of inbreuken plegen op de verplichting tot geheimhouding van de identiteit van de melder.
Welke sancties riskeert de melder?
Wanneer wordt vastgesteld dat een melder opzettelijk valse informatie heeft gemeld of openbaar heeft gemaakt, stelt hij zich bloot aan strafrechtelijke gevolgen.
Personen die schade lijden als gevolg van zulke opzettelijk valse melding of openbaarmaking hebben bovendien recht op een schadevergoeding overeenkomstig de contractuele of buitencontractuele aansprakelijkheidsregeling.
[1] Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden met betrekking tot de juridische entiteiten in de private sector.
[2] Decreet tot wijziging van het Provinciedecreet van 9 december 2005, het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur en het Bestuursdecreet van 7 december 2018, wat betreft klokkenluiders, BS 1 december 2022, inwerkingtreding 11 december 2022.
[3] Wet betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector, inwerkingtreding 16 februari 2022.
